Колку пати сте се нашле во ситуација да го завршите денот исцрпени, а да имате чувство дека најважните задачи не сте ги завршиле? Токму таа разлика – помеѓу активноста и вистинската вредност – е суштината на вистинското разбирање на продуктивноста.
Но, колку навистина, како луѓе одговорни за бизнис, успеваме да се насочиме кон продуктивноста и да разбереме што точно значи? И каква корист може тоа да донесе на тимовите, вработените и компанијата?
Во современото деловно опкружување, продуктивноста е еден од клучните фактори што ја одредуваат конкурентноста и одржливоста на бизнисот. Иако повеќето менаџери и сопственици на компании ја разбираат нејзината важност, малкумина навистина сфаќаат што таа суштински значи и како систематски може да се подобри. За вработените, пак, продуктивноста често може да биде нејасен поим, еден од оние често споменувани термини, без да бидат свесни колку може да го трансформира целиот начин на работа.
Вработените и лидерите, главно поради недостаток на целосни информации, може да се плашат од вакви иницијативи и да имаат отпор, бидејќи погрешно може да се протолкува како „мора да работите повеќе“, што во суштина не е значењето на продуктивноста. Тоа е прилика луѓето да работат попаметно и полесно, да прават помалку непотребни задачи, а повеќе да се фокусираат на она што има вистинска вредност. Продуктивноста во тој контекст значи успешно елиминирање на непотребните чекори, намалување на административните процеси, оптимизирање на работните задачи и избегнување на дуплирање на активности.
Продуктивноста не е само прашање на количина на завршена работа – тоа е прашање на квалитет, приоритети и ефикасност. Клучниот предуслов за вистинско зголемување на продуктивноста лежи во способноста на поединецот секојдневно да планира, организира и извршува задачи на начин што носи најголема деловна вредност. Замислете ако секој вработен, веднаш штом пристигне на работа, ја заврши најважната активност за денот како прва задача – колку голема вредност би имало тоа за целиот тим.
Кога вработените имаат слобода да го планираат својот ден и да носат одлуки за сопствените задачи, се зголемува чувството на одговорност и ангажираност. Традиционалниот пристап кон продуктивноста често се сведува на мерење на бројот на завршени задачи или времето поминато на работното место. Иако овие показатели можат да бидат корисни, тие не ја одразуваат вистинската деловна вредност на работата. Проблемот со ефикасноста најдобро го илустрира оваа мисла: „Неуспехот во извршувањето е еден од најголемите проблеми во денешните организации. Многу луѓе ја мешаат активноста со успехот. Постојано зборуваат, одржуваат бесконечни состаноци, прават одлични планови, но во конечната анализа, никој не ја завршува работата и не го носи потребниот резултат“ – Брајан Трејси.
Затоа, ефикасноста не може да се мери само квантитативно – клучно е да се разбере контекстот и важноста на задачите. Вработен може да заврши десет задачи во текот на денот, но ако тие не придонесуваат за стратешките цели на компанијата, вистинската продуктивност останува ниска. Од друга страна, вработен кој завршува три клучни задачи што носат приходи, ја зголемуваат профитабилноста или ги оптимизираат деловните процеси, создава многу поголема вредност за организацијата.
Поради тоа, мерењето на продуктивноста не треба да се темели само на бројот на завршени задачи, туку и на анализата на видот на работата, важноста на задачите и нивниот придонес кон целокупното работење. Освен тоа, треба да се испита колку време се троши на задачи со мала вредност и колку вработениот е фокусиран на клучните приоритети.
Клучот лежи во дневното планирање. Секој вработен, без разлика на нивото на одговорност, треба да го започне денот со јасен план – кои задачи се приоритетни, што мора да биде завршено тој ден и кои активности носат најголема деловна вредност. Успешното планирање значи јасно разликување меѓу итните и важните задачи. Итните задачи често ја одвлекуваат вниманието од она што е навистина значајно за долгорочниот успех. Вработен кој е способен да ја препознае оваа разлика и да го структурира својот работен ден така што најважните задачи ги завршува први, станува клучен ресурс во тимот.
Освен тоа, важно е да им се овозможи на вработените самите да ги дефинираат своите приоритети. Кога имаат слобода за планирање и носење одлуки, нивната одговорност и ангажираност значително се зголемуваат. Довербата во нивната способност самостојно да управуваат со своето време и приоритети е темел за одржлива продуктивност.
Продуктивноста не е само индивидуална одговорност – таа е резултат на успешна тимска работа и усогласеност во организацијата. Затоа е клучно да се обезбеди транспарентна и јасна комуникација во тимот. Секој вработен треба да знае како неговата работа придонесува кон целокупното работење, кои се целите на компанијата и како неговиот труд влијае на успехот на тимот. Еден од најчестите проблеми во модерните организации е недостатокот на јасни информации за тоа што точно се очекува од вработените.
Редовното следење на видот на работата и ефективноста на вработените овозможува препознавање на вистинските таленти во организацијата. Не сите вработени се подеднакво успешни во сите видови работа – некои се одлични во аналитички задачи, други во комуникација и преговарање. Наместо сите да прават сè, многу поважно е секој да дава најголем придонес во својата област.
Препознавањето на индивидуалните таленти е клучно за оптимизација на работните процеси и зголемување на ефикасноста. Кога менаџерите знаат кои вработени се најдобри во одредени задачи, можат стратешки да ги прераспределат обврските и да го зголемат целокупниот учинок на тимот.
Првиот чекор кон ново ниво на продуктивност е едноставен – запрашајте се: Кој е највреднaта задача што можам да го завршам денес? Кога ова прашање ќе стане секојдневна пракса, целата организација ќе се движи кон одржлив успех.
Извор: poslovni.hr
